Dans le cadre du projet européen CONNECT-R, dédié au dialogue structuré et à la mobilisation des jeunes en milieu rural, les équipes partenaires ont récemment co-construit un Project Management Guide pour clarifier ensemble les règles, rôles et responsabilités qui encadreront la mise en œuvre du projet.
Ce type de document n’est pas nouveau dans l’écosystème des MFR : il a déjà été utilisé dans le cadre du projet VET 4 Change, un programme européen d’échange de pratiques visant à renforcer la capacité de dialogue des territoires ruraux, en articulant formation professionnelle et participation active des jeunes.
Fort de ces expériences, ce guide de pilotage constitue une bonne pratique largement transférable, qui répond à une problématique simple mais essentielle : comment permettre à des équipes issues de différents pays, cultures et organisations de collaborer de manière fluide et structurée pendant plusieurs mois ?
Le Project Management Guide est un document vivant. Il rassemble les éléments clés du pilotage de projet, notamment :
- L’organigramme du projet (qui fait quoi ?),
- La répartition des responsabilités (coordination générale, évaluation, dissémination…),
- Les modalités de communication interne,
- Les règles administratives et financières,
- La stratégie de dissémination (outils, publics cibles, calendrier…),
- Et dans certains cas, la grille d’évaluation du projet.
Son rôle est double : rassurer en clarifiant les attentes et fluidifier les échanges pour éviter les malentendus en cours de route. Il sert également de référence commune tout au long du projet.
La mise en place de ce guide se fait idéalement dès le kick-off meeting, de préférence en présentiel lorsqu’il est possible de réunir les partenaires. Ce temps d’échange est l’occasion pour le coordinateur de proposer une première version du document. Mais c’est bien au collectif de le négocier, de le compléter et de le valider. Le guide ne doit pas être imposé, il doit refléter les réalités de chaque structure, tout en respectant les exigences du programme Erasmus+. Cette étape permet de poser les bases de la confiance et d’impliquer chaque partenaire dès le départ.
C’est chose faite pour le projet CONNECT-R, qui voit son deuxième comité de pilotage (COPIL) se clôturer depuis le lancement officiel du programme. Les partenaires ont validé ensemble le contenu du Project Management Guide, posé les bases d’une coordination fluide, et amorcé la mise en œuvre concrète des premières activités. Le document, disponible dans l’espace collaboratif partagé, servira de boussole commune tout au long de cette aventure européenne.
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